สวัสดีเช้าวันจันทร์ครับ

เพิ่งผ่านพ้นปีใหม่มาไม่นาน แต่ปีนี้เหมือนผ่านศึก สงครามมามากมาย ตอนนี้สภาพการติดเชื้อในแต่ละประเทศของ โรคไวรัสโคโรน่า เริ่มแพร่กระจายแล้ว สถานการณ์ใน เกาหลี อิตาลี เริ่มไม่ค่อยดี

สถานการณ์ในประเทศไทยยังควบคุมได้ดี คือ อยู่ในระยะที่ 2 แต่น่าเป็นห่วงว่า อาจมีแพร่กระจายสู่ระยะที่ 3 ใน การแพร่ระบาดภายในประเทศ อันนี้ต้องดูผลในสัปดาห์นี้

เลยทำให้คิดถึงบทความที่เกี่ยวกับ Work from Home ที่เคยเขียนไว้นานแล้ว นำมาปัดฝุ่นอีกครั้ง
ถ้าเผื่อเหตุการณ์ปลายสัปดาห์นี้ ไม่ค่อยดี บาง office อาจพิจารณานำไปใช้ก็ได้ ไม่สงวนลิขสิทธิ์ ครับ

กฎข้อแรกของการ work at home คือ Seeing is believing ซึ่งในการทำงานร่วมกัน จะต้องมีการ share screen ให้เพื่อนร่วมทีมในการประชุม สิ่งนี้แตกต่างจาก การ Skype call ที่เห็นหน้าตากัน ซึ่งตอนนี้มี Software อาทิ WebEx, GoToMeeting, Join.me ที่ทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้น

กฎข้อที่สอง คือ everything available for everyone at all times ต้องมี share drive ที่เป็น file กลาง ในการเก็บข้อมูล และพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ในทุกเวลา ทุกสถานที่ และมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล บางองค์กรที่ก้าวหน้ากว่านั้นก็จะมีระบบที่เก็บ file, discussion, to do list, calendar หรือ workflow ไว้ในที่เดียว ตอนนี้ก็มี Workplace by Facebook ที่ทำอะไรได้หลายๆอย่าง (ไม่ได้รับค่าโฆษณา)

กฎข้อที่สาม คือ สร้างสังคมเสมือน ซึ่งอาจสร้าง LINE group เฉพาะกลุ่มให้พนักงาน post กิจกรรมยามว่าง อาหารที่ชอบ เรื่องตลกต่างๆ พนักงานสามารถมา chat ในเบรคช่วงเช้า กลางวัน และเย็น ทำให้การทำงานที่บ้านไม่น่าเบื่อจนเกินไป

กฎข้อที่สี่ คือ ต้องมีการแบ่งหน้าที่การทำงานให้ overlap กัน เช่น ช่วง 8:30-12:00 หรือ 13:00-17:00 อาจมีการแบ่งงานกันสำหรับพนักงาน 2 คน แต่ต้องมีการส่งต่อข้อมูลของการทำงานในแต่ละช่วงกัน

กฎข้อที่ห้า คือ การจ้างคนทำงาน โดยให้ work from home สิ่งสำคัญคือ หัวหน้าหรือผู้บริหาร ไม่ได้เห็นพนักงานคนนี้ทุกวัน สิ่งที่จะประเมินผลลัพธ์การทำงาน มีเพียงสิ่งเดียวคือ พิสูจน์ด้วยผลของงานเท่านั้น เพราะฉะนั้นต้องมีการตกลงหรือ clear-cut กับคนทำงานว่าจะวัดผลอย่างไร มีกฎเกณฑ์อย่างไรบ้าง

กฎข้อที่หก คือ ต้องบอกความจริงกับลูกค้า ว่าพนักงานส่วนใหญ่ของคุณ ไม่ได้มาทำงานใน office แต่มีระบบ virtual office ที่ link ข้อมูลระหว่างกันและสื่อสารกันตลอดเวลา ดังนั้นต้องสื่อสารให้ลูกค้ารับทราบตั้งแต่แรก

กฎข้อที่เจ็ด คือ การมีการกำหนดส่งงานลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ( show work regularly) สิ่งนี้จะคลายความกังวลของลูกค้าลง และสื่อสารกับลูกค้าว่าหากมีข้อสงสัยใด สามารถติดต่อได้ตลอดเวลา (available) ด้วย เทคโนโลยี ทั้งโทรศัพท์ e-mail skype call ซึ่งตอนนี้ยิ่งง่าย อาจสร้าง LINE group ร่วมกับลูกค้าแต่ละราย สื่อสารความคืบหน้าไปได้

เครดิตเนื้อหา: หนังสือ REMOTE –OFFICE NOT REQUIRED
เครดิตภาพ: https://pixabay.com

สำหรับท่านที่ต้องการติดตามผลงานพนักงาน อาจใช้ software ด้าน okr โดยให้พนักงาน update ความคืบหน้าเป็นรายสัปดาห์ ตาม link นี้ได้เลยครับ

#www.profit.co/okr-canvas/
Software นี้ รองรับภาษาไทยได้แล้วครับ

#SMEsFreeTool