OKR Guide

OKR คืออะไร?

OKRs ย่อมาจาก Objective and Key Results

O (Objective) = เป้าหมาย (หรือ ความฝัน)

KR (Key Results) = สิ่งที่วัดความสำเร็จ หรือ ตัวชี้วัดที่แสดงว่าเราบรรลุเป้าหมาย

OKR ต่างจาก KPI อย่างไร?

คำถามสำคัญที่คนส่วนใหญ่มักสงสัย คือ OKR ต่างกับ KPI อย่างไร สามารถสรุปได้ 8 ข้อดังนี้

  1. KPI จะมีผลโดยตรงต่อผลตอบแทนที่พนักงานได้รับ เราอาจเรียกว่า Compensation KPI ในขณะที่ OKR ไม่ยึดโยงกับผลตอบแทน
  2. OKR จะประกาศให้ทุกคนในองค์กรรู้ และจะมีการทบทวนถี่กว่าอย่างน้อยเป็นรายไตรมาส ขณะที่ KPI ไม่มีการประกาศและทบทวน ครึ่งปีหรือปีละครั้ง
  3. OKR เป็นการท้าทายระบบการทำงานแบบเดิม ในขณะที่ KPI ยังยึดรูปแบบหรือระบบการทำงานเดิมเป็นหลัก
  4. OKR มุ่งเน้นในการปรับปรุงงานหรือสิ่งที่เป็นนวัตกรรม
  5. OKR สร้างความเชื่อมโยงระหว่างเป้าหมายของแต่ละหน่วยงานให้สอดคล้องกัน
  6. ควรใช้ OKR ในการสร้างหรือพัฒนาโครงการใหม่ๆ ที่จะทำให้บริษัทเติบโตอย่างก้าวกระโดด (Leapfrog) และควรเป็นเป้าที่ท้าทาย
  7. ทีมสามารถควบคุมผลลัพธ์ของ OKR ได้บางส่วน สำหรับกรณี KPI ทีมสามารถควบคุมผลลัพธ์ได้ทั้งหมด
  8. OKR มาจากการระดมความคิดเห็นของพนักงานที่ปฎิบัติงานเป็นส่วนใหญ่ (Bottom-up) ในขณะที KPI จะเป็น Top-down

สิ่งสำคัญในการใช้ OKR คือการสร้างแนวทางสู่ความสำเร็จที่ชัดเจน (Clear path to success) ในองค์กรที่ประสบความสำเร็จเช่น Google จะมีการประกาศ OKR ของแต่ละแผนกให้ทุกคนรู้ (Transparency) ซึ่งการประกาศให้โลกรู้นั้น แน่นอนมันก็ต้องชัดเจน (Clarity) ไม่งั้นก็จะมีคำถามจากเพื่อนร่วมทีมและเพื่อนร่วมแผนก นอกจากนี้ยังสร้างให้พนักงานเกิดความมีส่วนร่วม (Engage) ทั้งในการร่วมคิด

การประกาศให้ทุกคนรู้ถึงเป้าหมาย ก็จะเป็นแรงกดดัน (pressure) กลายๆว่า เราต้องทำ คนไทยเราเป็นคนที่ถือว่าหน้าตา เป็นเรื่องใหญ่ หากคุณมีการกำหนด OKR ส่วนตัวและเขียนเป้าหมายและ post ใน Facebook ว่าปีนี้จะลดน้ำหนักให้ได้ 10 Kg และ Share ไปให้เพื่อนๆ คุณ และลอง update ทุกๆ ไตรมาส แน่นอน คุณก็อาจรู้สึกอายถ้าทำไม่สำเร็จ และอย่างน้อย Facebook ก็จะเตือนเราปีละครั้ง

เราจะใช้ OKR ในธุรกิจของเราได้อย่างไร

กรณีศึกษา 7-11

ขั้นที่ 1  ต้องพิจารณา วิสัยทัศน์และพันธกิจ ขององค์กร

วิสัยทัศน์ คือ การเป็นผู้นำในอุตสาหกรรมค้าปลีก

พันธกิจ คือ ช่วยลูกค้าประหยัดเงินเพื่อให้มีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น

เรานำวิสัยทัศน์และพันธกิจ มารวมกัน สร้าง วัตถุประสงค์สูงสุด(Ultimate Objective)คือ การกลายเป็นผู้นำระดับโลกในอุตสาหกรรมค้าปลีก โดยช่วยลูกค้าประหยัดเงินเพื่อสร้างคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น หากมองในแง่ระยะเวลานั้น วัตถุประสงค์สูงสุดจะใช้เวลาในการบรรลุผลสำเร็จมากกว่า 10 ปีขึ้นไป จากนั้นก็แบ่งเป้าหมายใหญ่ให้เหลือเป้าหมายที่ต้องบรรลุใน 1 ปี

ขั้นที่ 2  คือ การจัดทำ OKR ในระดับบริษัทและถ่ายทอดสู่ทีม และผู้บริหารในแต่ละสายงาน

Objective วัตถุประสงค์คือ ข้อความในเชิงคุณภาพที่อธิบายถึงแนวทางหรือเป้าหมายในอนาคตของบริษัท

Key Results ผลลัพธ์หลัก คือ ตัวชี้วัดที่แสดงถึงการบรรลุวัตถุประสงค์ของบริษัท

มีกฏของ OKR คือ จำนวนของ OKR ต้องไม่เยอะ ไม่ควรเกิน 3 ข้อ  ข้อมูลโปร่งใสทุกคนสามารถเห็นได้ OKR ต้องมีความเชื่อมโยงกัน ต้องสร้าง OKR ambassador (ผู้เชี่ยวชาญด้าน OKR) ขึ้นในองค์กรโดยทำหน้าที่ในการประชาสัมพันธ์ ให้ความรู้ จัดเก็บข้อมูลและมีการติดตามความคืบหน้าทุก 1-2 สัปดาห์

(ข้อมูลจากรายงานประจำปีของ CPall ที่ตอนนี้มีสาขา 7-11 มากกว่า 10,000 สาขา)

CP all มีวิสัยทัศน์ คือ เราให้บริการความสะดวกกับทุกชุมชน

พันธกิจ คือ มุ่งสร้างความผูกพันกับลูกค้าด้วยสินค้าและบริการที่เปี่ยมด้วยนวัตกรรม พร้อมสร้างสัมพันธภาพที่ดีกับชุมชนและสังคม

ถ้าลองมาแปลงเป็น OKR ระดับองค์กร ในปี 2018 คือ

Objective: เราให้บริการความสะดวกกับทุกชุมชน

Key Results:

  1. มียอดขาย 310,000 ล้านบาท
  2. มีกำไรสุทธิไม่น้อยกว่า 18 % ของยอดขาย
  3. มีสาขาไม่น้อยกว่า 10,500 สาขา

สมมติว่าคุณเป็น ผู้อำนวยการฝ่ายขาย คุณรับโจทย์มาจาก CEO ก็สามารถที่จะตั้ง OKR ของฝ่ายขายได้ดังนี้

Objective: สร้างยอดขายให้ได้ 310,000 ล้านบาท

Key Results:

  1. มีสัดส่วนของสินค้าด้านอาหารและเครื่องดื่ม ไม่น้อย กว่า 70%
  2. มียอดขายไม่น้อยกว่า 81,000 บาทต่อวันต่อสาขา
  3. มียอดขายเติบโต 3% ต่อปี เมื่อเทียบกับปี 2017

OKR จะถูกถ่ายทอดลงมาเรื่อยๆ จนถึง ผู้จัดการร้าน

ซึ่งมี OKR ดังนี้

Objective: มียอดขายเฉลี่ยต่อวันต่อสาขาไม่น้อยกว่า 81,000 บาท

Key Results:

  1. มีลูกค้าใช้บริการต่อสาขาไม่น้อยกว่า 1,250 คน
  2. ลูกค้าใช้จ่ายสุทธิต่อวันต่อคน ไม่น้อยกว่า 70 บาท
  3. ขายสินค้าด้านอาหารและเครื่องดื่มไม่น้อยกว่า 70%

ในการทำ OKR จะทำปีละครั้ง แบ่งยอดออกมาเป็นรายไตรมาสและหากเป็นไปได้ ก็มีการทบทวนหรือติดตามความคืบหน้าทุกสัปดาห์

ภายใต้แต่ละ OKR จะมี Initiative หรือ โครงการเพื่อทำให้บรรลุเป้าที่ตั้งไว้

ในกรณีนี้ หน้าที่ของผู้จัดการร้านคือ ดูแลพนักงานให้บริการลูกค้าอย่างดี ร้านสะอาด สินค้าไม่ขาดสต็อก และให้พนักงานเชียร์ให้ลูกค้าซื้ออาหาร (ขนมจีบ ซาลาเปา ไหมคะ)

สำหรับ Initiative หรือ โครงการสำหรับฝ่ายการตลาดของ CPall ก็ต้องวิเคราะห์ว่า ทำไงให้คนมาใช้บริการ 1,250 คนและ มียอดซื้อไม่น้อยกว่า 70 บาท เช่น ทำ Stamp สะสมแต้มแลกของ มี promotion ลดแลกแจกแถม ฯลฯ

จะเห็นได้ว่าการทำให้ลูกค้าเข้าร้านและมียอดซื้อตามเป้า ไม่ใช่เป็นหน้าที่ของคนใดคนหนึ่ง แต่เป็นหน้าที่ของทุกภาคส่วนในองค์กรที่จะร่วมมือกัน และนำข้อมูลต่างๆ มาออกแบบโครงการที่สามารถทำให้บรรลุเป้าหมายได้

พอดูมาถึงตอนนี้ ท่านผู้อ่านอาจอยากซื้อหุ้น CP all ขึ้นมาแน่นอน เพราะดูแล้วกำไรดี เห็นไหมครับว่า OKR เป็นเรื่องง่ายๆใครๆก็ทำได้

ขั้นตอนในการทำ OKR

การนำ OKR มาใช้ทั่วทั้งองค์กรในครั้งแรกมีความเสี่ยงค่อนข้างสูง หลายๆองค์กรจึงนิยมที่จะทดลองบางหน่วยงานก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หน่วยงานด้านการพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือ หน่วยงานด้านนวัตกรรม และเมื่อประสบความสำเร็จแล้ว จึงขยายผลไปยังแผนกอื่นๆ ทั่วทั้งองค์กร ซึ่งการทำ OKR ให้ได้ผลนั้น ผู้บริหารระดับสูงต้องเห็นด้วยก่อน (Buy in)

สมมติว่าเราต้องการนำ OKR มาใช้ในไตรมาสที่ 1 ของปี 2562 (ม.ค.-มี.ค.) มีระยะเวลาในการดำเนินการดังนี้

  1. 4-6 สัปดาห์ก่อนเริ่มนำ OKR มาใช้ ต้องมีการประชุมของผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะ C Level เพื่อสร้าง OKR ในระดับบริษัทขึ้นมาก่อน ซึ่งถือว่าเป็นแผนงานของบริษัทในระยะ 1 ปีข้างหน้า
  2. 2 สัปดาห์ก่อนเริ่มนำ OKR มาใช้ ต้องสรุปแผน OKR ในระดับบริษัท และสื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ
  3. สัปดาห์แรกของเดือน ม.ค. ต้องมีการพัฒนา OKR ในระดับหน่วยงานหรือระดับทีม
  4. สัปดาห์ที่สองของเดือน ม.ค.. มีการหารือ และพิจารณาผลลัพธ์หลัก (Key Results) ระหว่างผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารหน่วยงาน เพื่อให้ได้ข้อสรุปที่ชัดเจน
  5. สัปดาห์ที่ 3 ของ ม.ค. สัปดาห์ที่ 3 ของ มี.ค. มีการติดตามความคืบหน้า ของ Key Results อย่างต่อเนื่องทุกๆ 2 สัปดาห์ หากไม่ได้ตามเป้าหมาย ทางผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารหน่วยงานต้องร่วมกันแก้ไข
  6. สัปดาห์ที 4 ของ มี.ค.ผู้บริหารหน่วยงานประเมินคะแนน OKR ของตนเอง สะท้อนถึงความสำเร็จหรือปัญหาที่เกิดขึ้นในการดำเนินการ