ผลงาน (Performance) และผลิตภาพ (Productivity) ของพนักงาน

ในความเป็นจริงแล้วทั้ง 2 คำ มีความหมายที่แตกต่างกัน

ผลงานของพนักงาน หมายถึงการที่พนักงานสามารถที่จะบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ คือ การขายได้ถึงเป้าหมายซึ่งเป็นเป้าของบริษัท ไม่ใช่การตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้า ที่ขายเฉพาะสินค้าที่ลูกค้าต้องการ

ในทางตรงกันข้าม ผลิตภาพของพนักงาน หมายถึงการที่พนักงานมีผลิตภาพเพียงใดในการทำงานที่ได้รับมอบหมาย

ผลิตภาพอาจหมายถึง จำนวนลูกค้าที่สามารถปิดการขายได้เทียบกับจำนวนลูกค้าที่พนักงานโทรหาทั้งหมด

คำถามคลาสสิก คือ ทำไมพนักงานมีผลงานที่ไม่ดี

1. ปัญหาส่วนตัว (Personal Issues) พนักงานไม่ใช่หุ่นยนต์ ถึงแม้ว่า ผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะบอกว่าไม่ควรนำเรื่องส่วนตัวเข้ามาในงาน แต่ยาก เพราะเรื่องส่วนตัวจะดึงพลังสมองไป (taking up their mental bandwidth) สิ่งที่ HR ทำได้ คือ ให้การสนับสนุน ช่วยเหลือ หรือ ปรับภาระงานเมื่อพนักงานเผชิญกับสภาวะวิกฤต

2. การฝึกอบรมที่ไม่เพียงพอ(Inadequate Training) ถ้าพนักงานขาดการฝึกอบรมในทักษะที่มีความจำเป็นต่องาน ทำให้พนักงานประสบความยากลำบากในการทำงานให้สำเร็จ

3. ความเข้าใจในระบบการบริหารผลงาน (Understanding management cycle) เพื่อพัฒนาผลงานของพนักงาน บริษัทจำเป็นต้องวางระบบโดยมีขั้นตอนดังนี้

3.1. มีการทบทวนผลงานของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ(Conduct employee regular reviews)
ควรจะดำเนินการกับพนักงานทั่วทั้งองค์กร จากงานวิจัยพบว่า บริษัทที่มีการพูดคุยกับพนักงานอย่างสม่ำเสมอในเรื่องของงาน ทำให้พนักงานมีส่วนร่วม(engage) มากกว่าบริษัทที่ไม่ได้ดำเนินการถึง 3 เท่า ซึ่งเป็นการยืนยันว่าการประเมินผลงานพนักงานปีละครั้งไม่เพียงพอ มีข้อแนะนำว่าควรมีการประเมินผลงานพนักงานไตรมาสละครั้ง

3.2. จัดลำดับความสำคัญในการพัฒนาพนักงาน (Prioritize employee development)
จากงานวิจัยของ Sequia Cap ระบุว่า 22 % ของอัตราการลาออกเกิดขึ้นใน 45 วันหลังจากพนักงานเริ่มทำงาน และ 1 ใน 3 ของพนักงานลาออกเมื่อทำงานครบหนึ่งปี สิ่งสำคัญเป็นอย่างยิ่งคือการสร้างความมีส่วนร่วมของพนักงาน เริ่มจากวันที่พนักงานก้าวเข้ามาทำงานที่บริษัท

จากงานวิจัยของ Middlesex university ระบุว่า 74 % ของพนักงานระบุว่าพวกเขาไม่สามารถใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่ในการทำงาน เนื่องจากขาดการฝึกอบรมและพัฒนาที่เพียงพอ

เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว ผู้จัดการควรมีการทบทวนผลงานของพนักงานใหม่ภายใน 90 วัน ซึ่งเป็นการสื่อสารถึงความต้องการของบริษัทไปยังพนักงาน ตลอดจนรับฟังความคิดเห็นและวางแผนฝึกอบรมพนักงานในด้านที่ยังขาดทักษะ

3.3. เพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงาน (Work to improve morale)
จากผลการศึกษาในระยะยาวพบว่า บริษัทที่แสดงความชื่นชม(appreciate) ต่อพนักงาน มีการเติบโตในยอดขาย 6.82 เท่าในระยะเวลา 11 ปี เทียบกับบริษัทที่ไม่ได้ดำเนินการซึ่งมีการเติบโตเพียง 1.66 เท่า ซึ่งแสดงให้เห็นว่าองค์กรที่เล็งเห็นคุณค่าพนักงานสามารถเพิ่มผลกำไรได้อย่างชัดเจน

แนวทางเพิ่มขวัญกำลังใจพนักงานแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ซึ่งตัวอย่างในการดำเนินการคือ
• จัดตั้งโปรแกรมในการสร้างความมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Advocacy Program)
• สร้างความรับรู้ในผลงานพนักงานผ่าน social media และกระบวนการสื่อสารภายในองค์กร
• เฉลิมฉลองการครบรอบการทำงานของพนักงาน
• เสนอส่วนลดสำหรับสินค้าหรือบริการสำหรับพนักงานที่มีผลงานดี
• การจัด company outing โดยพนักงานมีส่วนร่วมในการออกแบบ

3.4. สร้างวัฒนธรรมของความโปร่งใสในงาน (Create a culture of transparency)
โดยสร้างการสื่อสารที่ชัดเจนและเข้าถึงได้ทั่วทั้งองค์กรสำหรับ พนักงาน ผู้จัดการ และผู้บริหารระดับสูง สิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ด้วยการสร้างระบบการประเมินผลงานที่สม่ำเสมอ นอกจากนี้จะยังทำให้พนักงานเข้าใจในบทบาท ความรับผิดชอบ และเป้าหมายของงานที่ต้องบรรลุ

ด้วยระบบที่มีความสม่ำเสมอจะช่วยให้สามารถแก้ไขได้เมื่อพนักงานรู้สึกถึงการขาดแนวทางการทำงานที่ไม่ชัดเจน ความโปร่งใสของระบบ จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยพนักงานในการทลายอุปสรรค ช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมและปลดปล่อยศักยภาพอย่างเต็มที่

3.5. เสริมพลังพนักงาน (Empower employees)
บ่อยครั้งที่พนักงานรู้สึกหงุดหงิดกับวัฒนธรรมการบริหารงานที่ผู้บริหารเข้ามาติดตามทุกรายละเอียด (micro management) จริงๆเรื่องนี้เป็นได้ทั้งพฤติกรรมของผู้บริหาร หรือ อาจเป็นปัญหาของพนักงาน

เพื่อที่จะปลดปล่อยศักยภาพที่มีอย่างเต็มที่ พนักงานควรมีอิสระในการบริหารและมีความเป็นเจ้าของงาน พนักงานควรมีโอกาสในการเข้าถึงเอกสารสำคัญต่างๆ มีโอกาสที่จะตัดสินใจในสถานการณ์สำคัญๆ

ในฐานะผู้นำองค์กร คุณต้องติดตามความก้าวหน้าของทีมและเข้าไปแก้ไขปัญหาของพนักงาน การใช้ซอฟต์แวร์จะช่วยในการติดตามผลงาน ระบุปัญหาได้อย่างรวดเร็ว เพื่อที่จะช่วยในการพัฒนาผลงานของพนักงานอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบต่อไป

เครดิตบทความ

5 Sure Shot Ways to Improve Employee Performance

แล้วพบกันใหม่นะครับ สวัสดี