ไม่ว่าคุณอยู่ในอุตสาหกรรมใด สิ่งสำคัญยิ่ง คือ วัตถุประสงค์ในการประเมินผลงานนั้นต้องยึดโยงกับเป้าหมายใหญ่ขององค์กร การประเมินผลงานไม่ควรถูกมองว่าเป็นกิจกรรมประจำปีหรือทุกครึ่งปี และเป็นการประเมินเพื่อเลื่อนตำแหน่งพนักงาน เป้าหมายของการประเมินผลงานควรเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการคนเก่งในองค์กร (Talent management) การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ตอบแทนพนักงานที่มีผลงานดีเด่นและยกย่องการทำงานหนัก
ระบบการประเมินผลงานคืออะไร
ระบบการประเมินผลงาน คือ กระบวนการอย่างต่อเนื่องในการวิเคราะห์ผลงานของพนักงานโดยเทียบกับเป้าหมายที่เชื่อมโยงกับเป้าหมายบริษัท นอกจากนี้เป็นกระบวนการที่วิเคราะห์ความเป็นมืออาชีพและทักษะเฉพาะตัวที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการขององค์กร
การทบทวนระบบการประเมินผลงาน
ก่อนที่เราจะเข้าสู่โครงสร้างและระบบการประเมินผลงาน สิ่งสำคัญที่ต้องวิเคราะห์ว่าเราอยู่ตรงจุดไหนในปัจจุบัน จากข้อมูลในอดีตพบว่า กระบวนการประเมินผลงานมักไม่ค่อยได้รับความร่วมมือจากพนักงานและการสนับสนุนจากผู้บริหาร นอกจากนี้ยังพบว่าความคุ้นเคยระหว่างผู้ประเมินและผู้ถูกประเมินมักทำให้เกิดอคติในการประเมิน (rater bias) โดยมักให้คะแนนการประเมินที่สูงกว่า ซึ่งมักจะสร้างปัญหา ทำลายความเชื่อและระบบคุณธรรมขององค์กร สำหรับพนักงานเองมีเพียง 55 % ที่เชื่อว่าระบบการประเมินผลงานตอบโจทย์องค์กร
ความเป็นจริงในองค์กรยุคใหม่
ระบบการประเมินผลงานแบบเดิมนั้นถูกออกแบบสำหรับองค์กรยุคเก่า ซึ่งพนักงานมักทำงานในองค์กรยาวนาน แต่โลกยุคปัจจุบัน หลายสิ่งเปลี่ยนไป จากข้อมูลในปี 2018 พนักงานชายมีอายุงานเฉลี่ย 4.3 ปีและพนักงานหญิงมีอายุงานเฉลี่ย 4 ปี ซึ่งเป็นเรื่องปกติที่พนักงานจะรู้สึกมีส่วนร่วมน้อยลงในการประเมินผลงาน
องค์กรยุคดิจิตอลที่มีความปั่นป่วน
โลกดิจิตอลนำเราไปสู่ความต้องการที่จะทราบผลตอบรับในทันที พนักงานในอีกบทบาทหนึ่งก็คือลูกค้าที่ต้องการทราบผลตอบรับในทันที เมื่อมีการบริโภค การเดินทางหรือแม้แต่การไปทำงาน ในโลกดิจิตอลที่ทุกอย่างรวดเร็ว การประเมินผลงานประจำปี ไม่ตอบโจทย์และสร้างปัญหา
โซเชียลมีเดียเป็นเชื้อเพลิงที่กระตุ้นให้การประเมินผลงานต้องทำโดยทันทีและเป็นการสื่อสารกันโดยธรรมชาติ พนักงานต้องการข้อมูลย้อนกลับบ่อยขึ้น
วัตถุประสงค์ของการประเมินผลงาน
การประเมินผลงานที่มีประสิทธิภาพต้องประกอบด้วยเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ผู้จัดการและพนักงานต้องรู้ถึงเหตุผลของการประเมินผลงาน ซึ่งโดยปกติจะเป็นกิจกรรมระหว่างผู้จัดการและพนักงาน ในการที่พิจารณาว่าพนักงานควรที่จะได้รับเงินเดือนขึ้นกี่เปอร์เซนต์ การเลื่อนตำแหน่ง การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน การพัฒนาทักษะใหม่ๆ ทั้งนี้ต้องพิจารณาด้วยว่ามีความสอดคล้องกับผลประกอบการองค์กรด้วย
5 หลักสำคัญในการประเมินผลงานพนักงาน
1.ตั้งเป้าหมาย
การตั้งเป้าหมายเป็นองค์ประกอบสำคัญและได้รับการยอมรับว่าเป็นส่วนที่สร้างผลลัพธ์ในการประเมินผลงาน ผู้จัดการฝ่ายบุคคลต้องสื่อสารให้พนักงานทราบถึงความสำคัญของเป้าหมาย พนักงานควรมีความเข้าใจเป้าหมายนั้นว่าสำคัญต่อการเติบโตของตนและขององค์กรอย่างไร สิ่งสำคัญคือต้องโปร่งใสและสื่อสารอย่างชัดเจน
พนักงานต้องรู้อย่างละเอียดว่าองค์กรคาดหวังว่าเป้าหมายนั้นต้องบรรลุภายในเวลาที่กำหนด ซึ่งการตั้งเป้าหมายต้อง SMART ซึ่งก็คือ ชัดเจน วัดผลได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้องและอยู่ในกรอบระยะเวลา ซึ่งสิ่งนี้จะทำให้เกิดความโปร่งใส สร้างความเป็นเจ้าของและทำให้การประเมินผลงานวัดผลได้
การตั้งเป้าหมายควรเกิดขึ้นจากความมีส่วนร่วมของพนักงาน ซึ่งทำให้พนักงานรู้สึกถึงความเป็นเจ้าของ และเป็นส่วนหนึ่งที่พนักงานสามารถทำให้บรรลุผลสำเร็จได้ พนักงานอาจกำหนดกิจกรรมย่อยรายสัปดาห์หรือรายวัน เพื่อทำให้เป้าหมายใหญ่นั้นสำเร็จ และสิ่งสำคัญยิ่งคือเป้าหมายของพนักงานต้องเชื่อมไปสู่เป้าหมายขององค์กร
2.การรับรู้ถึงผลงาน
ไม่มีสิ่งไหนที่สร้างแรงจูงใจได้มากกว่าการรับรู้ถึงผลงาน การรับรู้และตอบแทนผลงานสำหรับผู้มีผลงานที่ดีเป็นส่วนสำคัญในกระบวนการประเมินผลงาน สิ่งสำคัญคือระบบการประเมินที่มีคุณธรรมและโปร่งใสที่จะช่วยสร้างความมั่นใจให้พนักงาน กระบวนการวัดต้องตอบวัตถุประสงค์และไม่มีอคติ การรับรู้และให้ผลตอบแทนอาจผ่านการขึ้นเงินดือน โบนัส หรือกระบวนการให้รางวัลที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องเงิน
งานวิจัยพบว่า 66 % ของพนักงานลาออกจากองค์กรเพราะเขารู้สึกว่าองค์กรไม่รับรู้ ไม่เห็นคุณค่า โดยเฉพาะพนักงานในยุคมิลเลนเนียน ตัวเลขพุ่งขึ้นไปถึง 75 % ทีเดียว การรับรู้ถึงผลงานของพนักงานคนหนึ่ง ช่วยสร้างแรงจูงใจให้พนักงานคนอื่น
3.ให้การ feedback อย่างสม่ำเสมอ
ผู้จัดการฝ่ายบุคคลควรส่งเสริมให้มีการหมั่นทบทวนผลงานพนักงานเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ ซึ่งต้องซื่อสัตย์ เป็นจริง และ สิ่งสำคัญที่สุด คือ สร้างสรรค์ (constructive) ซึ่งหมายถึงการประเมินต้องพิจารณาถึงบริบทองค์กรและการเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้น ผู้จัดการควรให้ข้อเสนอแนะและคำแนะนำที่สามารถปฏิบัติได้
เหตุผลสำคัญประการหนึ่งที่ทำให้การประเมินผลงานไม่ได้ผล คือ เป็นการสะท้อนผลงานที่เกิดขึ้นในอดีตอันห่างไกล วัตถุประสงค์ของการประเมินผลงานคือให้ feedback เพื่อนำไปสู่การแก้ไขที่ดีขึ้น เมื่อพนักงานไม่รับรู้ว่าต้องเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขการทำงานโดยทันที หรือ รับรู้เมื่อล่วงเลยไปหลายเดือนแล้ว การประเมินผลงานก็จะไร้ประสิทธิภาพและ รู้สึกเหมือนถูกทำโทษในที่สุด ดังนั้นสิ่งสำคัญคือกิจกรรมในการทบทวนและประเมินผลงานอย่างต่อเนื่อง
4.พัฒนาพนักงานที่มีศักยภาพสูง
ผู้จัดการฝ่ายบุคคลทุกคนรับรู้ว่า มันง่ายและประหยัดค่าใช้จ่ายกว่า ที่จะรักษาพนักงานที่มีศักยภาพไว้ แทนที่จะต้องจ้างพนักงานใหม่ พนักงานที่เก่งจะอยู่ ก็ต่อเมื่อเขาเห็นความก้าวหน้า ดังนั้นการประเมินผลงานต้องพัฒนาศักยภาพของพนักงานเก่งๆภายใน เพื่ออนาคตขององค์กร ซึ่งต้องออกแบบให้สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของพนักงาน เริ่มจากการระบุให้ได้ว่าใครคือคนที่เป็น top performer และพนักงานในกลุ่มเดียวกัน ซึ่งควรที่จะได้รับการดูแลเป็นพิเศษ
ผู้จัดการหรือหัวหน้าต้องวางแผนพัฒนาเฉพาะบุคคล เพื่อพัฒนาจากระดับดีสู่ดีเลิศ (good to great) เมื่อพนักงานที่มีศักยภาพ รับรู้ว่าองค์กรให้ความสนใจ ในการเติบโตของเขา พวกเขาจะรู้สึกมั่นคงและมีโอกาสน้อยลงที่จะลาออก โดยสรุปแล้ว การพัฒนาศักยภาพคนเก่ง ก็คือการพัฒนาองค์กรนั่นเอง
5.ระบุจุดอ่อน
ในยุคเศรษฐกิจฐานความรู้ การเปลี่ยนแปลงและปรับตัวอย่างรวดเร็วเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จ การมีพนักงานที่ขาดศักยภาพเป็นจุดอ่อน และเป็นอุปสรรคในการเติบโตของธุรกิจในภาพรวม การระบุจุดอ่อนของทีมควรมุ่งเป้าไปที่การโค้ชและพัฒนาแผนปรับปรุงเฉพาะบุคคล ซึ่งสิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีการประเมินผลงานอย่างตรงไปตรงมา มีข้อมูลจริงในการสนับสนุน
Affinity-Based Reviews
Affinity-based reviews คือ ระบบการประเมินผลงานที่นำ competency scale มาใช้ในการระบุทักษะและคุณลักษณะที่จำเป็น เพื่อที่จะทำให้ประสบความสำเร็จในตำแหน่งนั้น การประเมินในลักษณะนี้เกิดขึ้นจากการประเมิน 360 องศาซึ่งประเมินจากเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า และลูกน้อง
ซึ่ง Profit.co ซอฟต์แวร์ มีโมดูลดังกล่าวและเชื่อมเข้าสู่ระบบ OKRs ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างองค์กรที่มีวัฒนธรรมในการประเมินความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอ (feedback-driven company culture) และเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้เกิดการประเมินผลพนักงานอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิผล
สุดท้ายแล้ว อย่าลืม physical distancing ติดตามคิวฉีดวัคซีน และได้รับวัคซีนกันทุกคน admin ขอเป็นกำลังใจให้ครับ
สวัสดีครับ แล้วพบกันใหม่
เครดิตเนื้อหา : https://www.profit.co/blog/performance-management/5-key-objectives-of-effective-performance-appraisal/